Når der afleveres materiale til arkivet, bliver der udfyldt en modtagelseserklæring, der kort beskriver indholdet,
hvem der afleverer og på hvilke betingelser, afleveringen sker. Erklæringen underskrives af giveren og den arkivmedarbejder,
der har modtaget materialet.
Herefter bliver det registreret i arkibas (en landsdækkende arkivdatabase) og kan herefter findes i arkiv.dk
Materialet bliver opbevaret i syrefri arkivkasser i arkivrummet eller i billedarkivet.